Bank of China (Hong Kong) Limited (“BOCHK”) dan Bank of China (Hong Kong) Limited Cabang Jakarta (“Bank”) berkomitmen untuk menegakkan dan meningkatkan standar tata kelola perusahaan serta sangat menghargai perilaku etis dan integritas karyawan. Sehubungan dengan hal tersebut, Bank membentuk sistem whistleblowing (selanjutnya disebut “Sistem”), sehingga apabila terjadi pelanggaran yang mungkin telah atau mungkin akan terjadi, pihak eksternal yang berhubungan dengan Bank (misalnya partner, nasabah, dan supplier, dll) dapat menyampaikan pelaporan kepada Bank melalui jalur yang telah ditentukan sebagaimana diatur dalam Sistem.

Sistem ini dibentuk berdasarkan persyaratan sebagaimana ditetapkan dalam BOCHK whistleblowing systems, dan persyaratan sebagaimana ditetapkan dalam Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (OJK).

Ruang lingkup pelaporan yang dicakup oleh Sistem termasuk namun tidak terbatas pada pelanggaran apa pun dalam area-area berikut:

1. Isu-isu yang berkaitan dengan keuangan Bank, seperti memberikan data keuangan palsu kepada pihak eksternal atau menggunakan faktur fiktif untuk penggantian biaya;
2. Isu-isu yang berkaitan dengan pengendalian internal Bank, seperti loophole yang teridentifikasi dalam proses atau prosedur bisnis tertentu;
3. Isu-isu yang berkaitan dengan pegawai Bank yang melakukan penyuapan atau korupsi;
4. Isu-isu yang berkaitan dengan dugaan tindak pidana pencucian uang, pendanaan teroris, penggelapan pajak, pendanaan proliferasi senjata atau pelanggaran ketentuan sanksi oleh staf Bank;
5. Kemungkinan perilaku tidak pantas, tidak etis dan melanggar hukum lainnya;
6. Segala perilaku yang berupaya menyembunyikan pelanggaran yang disebutkan di atas.

Sehubungan dengan komen atau saran atas layanan atau produk Bank, kecuali yang termasuk dalam ruang lingkup pelanggaran sebagaimana tersebut di atas, maka komen atau saran tersebut dapat disampaikan kepada unit kerja terkait di Bank yang bertugas menangani opini nasabah untuk ditindaklanjuti. Apabila diperlukan, masukan atau saran tersebut dapat disampaikan melalui “Hubungi Kami” sebagaimana tercantum dalam website Bank.

Pelapor dapat membuat pelaporan sesuai dengan ruang lingkup yang tercantum di atas kepada Kepala Departemen Audit Internal.

Pelapor dapat mengisi “Formulir Whistleblowing” dan mengirimkannya melalui saluran berikut:

Kepada Kepala Departemen Audit Internal Bank
Alamat surat: Tamara Center Suite 101, 102, 201, 301, 502, 803, 805, 1001 & 1101,
Jl. Jend. Sudirman Kav. 24, Jakarta 12920
(amplop harus ditandai “to be opened by addressee only”)
Alamat email: whistleblower@bankofchina.co.id

Jika kasus whistleblowing melibatkan Kepala Departemen Audit Internal, maka whistleblower dapat membuat pelaporan lebih lanjut dengan mengacu pada informasi yang diungkapkan pada situs web resmi BOCHK. Whistleblower didorong untuk memberikan informasi yang jelas dan memadai atau rincian kontak sehingga tidak menunda atau menghalangi investigasi Bank terhadap kasus pelaporan.

Bank menerima pelaporan anonim. Namun, pelaporan anonim dapat menyebabkan keterbatasan tertentu dalam melakukan investigasi karena Bank tidak dapat memperoleh informasi lebih lanjut dari pelapor. Sehubungan dengan itu, pelapor dihimbau untuk memberikan identitas dan informasi kontak mereka untuk memfasilitasi dan menindaklanjuti laporan tersebut.

Bank menganjurkan kepada pelapor untuk melaporkan pelanggaran dengan itikad baik. Bank akan merahasiakan identitas pelapor, mendukung penuh tindakan pelapor, dan melindungi hak-hak yang sah dari pelapor.

Dalam hal terdapat pihak yang melakukan tindakan balasan atau ingin membalas dendam terhadap pelapor yang telah melakukan pelaporan sesuai Sistem, maka Bank berhak mengambil tindakan yang diperlukan terhadap orang tersebut.

Dalam hal terdapat pelapor yang melakukan pelaporan tidak berdasar dengan maksud jahat, maka Bank berhak mengambil tindakan yang diperlukan terhadap pelapor tersebut, untuk memperoleh ganti rugi atas segala kerusakan atau kerugian yang ditimbulkan akibat pelaporan tidak berdasar tersebut.

1. Pelapor harus menjaga kerahasiaan pelaporannya, termasuk fakta, pokok permasalahan, dan pihak-pihak yang terlibat, sehingga tidak menghambat proses investigasi.
2. Pelaporan dan informasi terkaitnya merupakan informasi rahasia bagi Bank. Setiap orang yang menangani atau memiliki akses terhadap informasi tersebut harus secara ketat mematuhi persyaratan hukum untuk melindungi privasi, hak, dan kepentingan pelapor dan pihak yang dilaporkan. Tidak boleh ada pengungkapan yang tidak sah, atau Bank akan meminta pertanggungjawaban kepada orang yang bersangkutan.
3. Bank mungkin harus mengungkapkan identitas pelapor dalam proses investigasi. Jika hal itu terjadi, Bank akan sedapat mungkin memberitahukan pelapor terkait tentang keadaan tersebut.
4. Apabila investigasi menjadi tuntutan pidana, pelapor yang bersangkutan mungkin harus memberikan bukti kepada otoritas penegakan hukum secara langsung dan bekerja sama dalam investigasi. Selain itu, dalam keadaan tertentu, Bank diharuskan untuk merujuk pelaporan ke otoritas penegakan hukum yang relevan tanpa pemberitahuan sebelumnya kepada pelapor atau meminta persetujuannya.

1. Setelah menerima pelaporan melalui saluran di bawah Sistem, Bank akan menunjuk petugas yang bertanggung jawab untuk segera menindaklanjuti kasus tersebut.
2. Jika pelapor telah memberikan informasi kontak, maka petugas yang bertanggung jawab harus memberikan tanda terima pelaporan kepada pelapor, dan juga memberikan hasil investigasi kepada pelapor setelah investigasi selesai.
3. Apabila terdapat bukti yang cukup yang menunjukkan bahwa suatu pelaporan mungkin melibatkan tindak pidana atau korupsi, Bank wajib melaporkan kasus tersebut kepada otoritas penegakan hukum sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku di wilayah hukum terkait. Setelah kasus tersebut dirujuk ke pihak berwenang, Bank harus memberikan dukungan penuh kepada pihak berwenang terkait dengan investigasi.

Bank sangat menghargai data pribadi dan privasi serta berupaya menjaga kerahasiaan dan keamanan seluruh data pribadi yang mungkin dikumpulkan Bank. Dengan memberikan data pribadi apa pun kepada Bank melalui saluran pelaporan pelanggaran sebagaimana ditentukan dalam website ini, pelapor menyetujui penggunaan data pribadinya oleh Bank sebagaimana diatur dalam Pernyataan Kebijakan Privasi Bank. Secara khusus, data pribadi hanya akan digunakan untuk penanganan langsung pelaporan whistleblowing tetapi tidak untuk tujuan lain apa pun tanpa persetujuan pelapor kecuali penggunaannya diwajibkan atau diizinkan oleh hukum. Untuk informasi lebih lanjut mengenai cara Bank mengelola data pribadi, silakan merujuk pada Kerahasiaan dan Keamanan Data Pribadi Nasabah Bank.